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采购需求不明确,采购如何完成KPI?

原标题:采购需求不明确,采购如何完成KPI?

前言

采购需求不明确,是企业采购经常面临的问题。

一方面需求部门以为“说清https://www.chinabidding.cn/楚了”、“以前采购过”,再加时间急没必要说那么多,另一方面需求部门有时自己也说不清楚,就寄希望于采购“大概”、“也许”、“可能”知道,但殊不知每一次采购执行需要准确需求描述。

其实,这是一个不对称的“猜猜我是谁”的游戏,编辑部2.0为此做一个讨论,016编辑汇总,供大家参考。

—— 柳 荣 / Jasunlau

场景一

车间:“我们需要清洗剂。”

采购:“您需要什么品牌,规格?”

车间:“这个不清楚呀,就是一般机器设备通用的就行。”

结果,发现买来的是水溶的,而机器要求是脂溶的。

场景二

车间:“租台叉车吧。”

采购:“您需要什么技术规格的?”

车间:“就来台2.5吨,8米高,好用就行”。

结果,来的机器转弯半径不够。

如上的对话与情景是不是觉得很熟悉?!

大型https://www.chinabidding.cn/企业职能部门完善对于采购业务一般会分设寻源sourcing,买手buyer,供应商质量管理工程师SQE。而中小型企业,由于规模和人员的限制往往采购人员需要集以上职能于一身——一肩挑,由于采购需求不确定性,这往往也为采购的执行与KPI达标埋下了隐患。

说道这里编辑部2.0的小伙伴已经按耐不住自己被坑过的心情,踊跃发言:

提及此话题,感觉有些不近人情:如果需求都不明确,如何实施采购行动?然而,在企业实际操作中又很常见。

怪车间技术不负责任吧,老板聘请他们是看中他们在本公司产品上的专业度,况且术业有专攻,不可能一人将工厂所有技术都搞懂。怪组织机构不合理吧,受限于规模和资金,老板们也可能配备不了那么完善的人员设置。

然而,业务还在继续,企业还要发展,那作为采购,碰到这些技术不明确的情况应该怎么办?

一、从源头抓起,筛选合格供应商

明确采购需求,从源头抓起。建议从制度上建立可追溯到总经理的《采购需求申请表》,明确采购需求的产品名称、功能、材料、规格等要素。

同时,采购需要从一开始就要为常见部件建立合格供应商名录,当然,这不能采购一家说了算,需要联合技术,工艺,工程,车间各个部门参与评审。一方面,为企业圈定适合自身业务水平的合作伙伴,另一方面,也为日后采购比价提供适当的比较依据。

二、执行采购过程,技术对接

采购执行过程中,对于不同的产品可以不同的方案:低值易耗品可以请其提供样品试用,并作为今后质量审核的依据;设备方面,可以通过谈判协调试用期,为车间赢得缓冲余地。必要时也可以请他们做技术沟通与培训。

对于需求部门,技术参数不能雾里看花,总的来说必须从源头搞清楚需要的尺寸,规格,功能信息。对于复杂件和机器设备的采购,为避免资源和资金的浪费,尽量拒绝打包采购,需要联合采购一一对设备功能进行筛选,“定制化”地采购产品。

对于采购部门,需建立“需求-参与-确认-负责”制度。即谁提出要求,谁就参与采购活动,并有最终决定权,当然也就承担相应的责任。采购做好商务对接和价格谈判工作。

三、采购完毕收集产品使用信息

采购完毕,要注意收集使用信息。合格部件的拍照存档,图纸技术参数存档,供应商交货质量合格率的统计。逐渐完善采购信息数据库,为企业增添无形资产。

最后,小编还想说建议企业都要通过ISO9000质量认证体系。尽管,在实际业务操作中,它已经演变成花钱就买得到的一纸文书。但其重要思想“控制所有过程的质量”,“建立并实施文件化的质量体系”,对于采购部门精准化提高KPI有着重要的指导意义。(END)

传播知识,分享价值

转载请注明来源,格式如下

来源:采购与供应链专栏(SCMXUEXI)

作者Connie 016编辑

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知识:什么是OTEP赢利采购模型?

采购与供应链OTEP模型是一个现代企业采购与供应链管理布阵方法。

我们常说:一个人的能力再强,也无法跟一个组织力量抗衡,就如关羽将军再英勇善战,也无法逃离诸葛亮摆下的组织---八卦阵。

OTEP采购与供应链管理企业采购系统阵法,其基于企业成本与竞争需要,从企业整体优化出发,通过采购组织O(Purchasing organization)、采购思维T(Procurement thinking)、采购绩效P(Procurement performance)与采购操守E(Procurement ethics)四个维度建设采购体系、流程优化与供应管理体系与人才团队的先进运营模型。OTEP模型系统完整、逻辑清晰,实用有效,也获得国家版权局的版权(登记号:2015-L-00184227)。

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